Op de dag zelf

Controle

Maak samen met de zaaluitbater een inventaris op van de zaal (wat is er aanwezig? Kapot?).

Lees samen nog eens het contract na en ga na of er niets werd vergeten.

Klaarzetten

Zorg dat je een grondplan hebt gemaakt van de zaal zodat alle medewerkers kunnen zien welk materiaal naar waar moet.

Opzetten van bar – licht & geluidsinstallatie.

Kassa & bonnetjesstand goed zichtbaar maken.

Vestiaire inrichten (opgelet: als bezoekers moeten betalen voor de verstiaire ben je als organisator verantwoordelijk voor diefstal & schade).

Medewerkers & afspraken

Vraag aan alle medewerkers om op het afgesproken uur aanwezig te zijn.

Spreek goed af hoe de vrijwilligers in de watten worden gelegd (t-shirt, zuipkaarten, eetkaart).

Zorg ervoor dat alle medewerkers weten wat ze moeten doen en hoe ze dit moeten uitvoeren.

Planning/voorbereiding

Gans het initiatief kan staan of vallen met een goede planning!

Probeer een duidelijk plan op te stellen van wat wanneer moet gebeuren!

Concept

Denk eerst goed na over volgende zaken:

Welk concept wil je?

  • Ouderavond?
  • Fuif?
  • Kaarting?
  • Eetfestijn? (BBQ? Spaghetti-avond?)

Welk publiek wil je bereiken? En hoe kun je dit publiek zo concreet mogelijk aanspreken?

Zaal & datum

  • Welke zaal is geschikt voor welk initiatief?
  • Wat is het kostenplaatje van de verschillende zalen? Wat zit er waar inbegrepen (billijke vergoeding, klank & licht, wel of geen vaste brouwer….
  • Welke voorwaarden worden gesteld voor het gebruik van de zaal?
  • Is de zaal beschikbaar daags voordien om klaar te zetten? Tegen wanneer dient de opkuis gebeurt te zijn?
  • Het is ook geen slechte zaak om eens na te gaan of er op de dag van je fuif / evenement niet te veel gelijkaardige of andere grote evenementen in de buurt zijn.

Klank & licht

Boeken van een of meerdere DJ’s.

Opvragen van offertes voor het huren van een klank – en lichtinstallatie bij erkende firma’s of bij de uitleendienst van je gemeente.

Zorg dat je altijd goede afspraken maakt (uur van aankomst? Vertrek? Wie bouwt of? Breekt af? Wie bedient de toestellen? Wat bij schade? Betalingswijze...) en dat je zeker een contract hebt! Onderteken niet zomaar iets, maar zorg dat je alles gelezen hebt en dat je alles begrijpt!! Hou er ook rekening mee dat een minderjarige nooit een contract kan ondertekenen want die is volgens de wet niet handelingsbekwaam.

Vastleggen van drankleverancier / traiteur

Zorg dat je altijd een contract hebt waarin duidelijk vermeld staat wat je besteld, hoe het wordt geleverd, wie wat mee heeft… Dit kan veel problemen vermijden!


Sponsoring

Ga zorgvuldig op zoek naar sponsors in de buurt, hou hierbij rekening met je doelpubliek! Je kan hierbij een lijst opstellen met alle handelaren in de gemeente, zo heb je een volledig overzicht en kun je gemakkelijker de te bezoeken handelaren verdelen.

Zorg dat je een fiscaal attest bij de hand hebt, sommige handelaren hebben dit nodig om bij hun belastingen te steken.

Indien je een heel groot initiatief organiseert kun je een voorstellingsdossier opmaken om te bezorgen aan mogelijke sponsors. In dit dossier kun je volgende zaken opnemen:

  • De gegevens van het initiatief: naam, plaats, datum, doelgroep, verwacht aantal deelnemers. Je kan ook meegeven wat je van plan bent om met de winst te doen.
  • Wat kun je je sponsors bieden en voor welk bedrag? Vb. € 25,00 plaats op de affiche; € 50,00 plaats op de affiche en flyer; € 75,00 plaats op de affiche, flyer & inkomkaart; € 100,00 plaats op de affiche, flyer, inkomkaart & promo T-shirts.
  • Contactgegevens van de organisatoren, eventueel website van je afdeling / werking.

Promotie

Je kan gebruik maken van affiches! Hierop moet zeker vermeld worden:

  • Datum, plaats, organisator, naam vd fuif of evenement.
  • Toegangsprijs (vvk / add).
  • Naam DJ of groep of andere speciallekes vb. “Met springkasteel” op een eetfestijn.
  • Verantwoordelijke uitgever (dit is verplicht. Deze persoon moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Het adres van die persoon moet er bij vermeld worden!).
  • Eventuele sponsors.
  • Webadres.

Let op: Drukken met zwarte inkt op witte en gele affiches is verboden. Deze kleuren zijn respectievelijk voorbehouden voor de overheid en de notarissen. Je mag ook geen gebruik maken van verkeerstekens in het ontwerp van je affiche!

Als je affiches langs de openbare weg plakt moet je je goed informeren waar je affiches kan en mag plakken. Wild plakken kan streng bestraft worden! Meer info op de jeugddienst van je gemeente. Als je hele grote affiches gebruikt, kan het zijn dat je er taksen op moet betalen. Informeer je hiervoor bij je jeugddienst!

Als je aankondigingborden wil plaatsen langs invalswegen moet je toestemming vragen aan de gemeente of bij de provinciale dienst “Bruggen & wegen”.

Flyers of strooibriefjes bevatten ongeveer dezelfde informatie als de affiches. Als extra moet er hier ook vermeld worden dat de flyers niet op de openbare weg mogen gegooid worden.

Deze worden best verspreid op plaatsen waar je doelpubliek vaak vertoeft!

Vraag vooraf toestemming aan directeuren / stationschefs indien je wil flyeren aan de schoolpoort of aan het station.

Je kan ook truien of T-shirts laten maken als promotiemiddel! Deze t-shirt kan ook handig zijn om op de avond van het initiatief te zien wie er medewerkers is en wie niet! Vaak kan je deze truien of t-shirts ook (voor een deel) krijgen via sponsoring.

Je kan voor de gelegenheid een speciale website oprichten voor je initiatief waar bezoekers alle mogelijke info kunnen op terugvinden of je kan op de site van je afdeling/ werking een speciaal luikje voorzien voor het initiatief.

Je kan ook een promotiemail rondsturen! Zorg ervoor dat je naast een woordje uitleg ook een digitale flyer meestuurt! Verstuur de mail ook in BCC zodat je niet eerst 100 e-mailadressen te zien krijgt voor de eigenlijke mail! Je beschermt ook zo de privacy van de mensen waarnaar je een mailtje stuurt.

Wees vooral creatief in de manier van promotie maken! Je kan vb. bierviltjes maken, balpennen / aanstekers… laten bedrukken, SMS’jes versturen, vrijkaarten naar alle jeugd – en jongerenbewegingen van je gemeente of regio sturen, je initiatief aankondigen in de plaatselijke infokrant of pers,…

Zorg dat alles van drukwerk (affiches, flyers, drankbonnen, prijslijsten…) een beetje in dezelfde stijl zijn! Voor alle veiligheid zorg je ook voor drankbonnen die niet gekopieerd kunnen worden!


Vergunningen

Afhankelijk van welk initiatief je organiseert zul je volgende vergunningen nodig hebben:

  • Drankvergunning.
  • SABAM.
  • Billijke vergoeding.
  • Milieuvergunning (voor geluid & sluitingsuur!).
  • Vergunning eetwareninspectie.
  • Vergunning voor het plakken van affiches / plaatsen van borden.
  • Verzekering (medewerkers, materiaal, brand…).

Zorg ervoor dat je alles van papieren / contracten bij je hebt op je evenement. Zo kun je snel alles voorleggen als er vraag naar is.

Veiligheid

Het is handig om een lijst met noodtelefoonnummers (politie, brandweer, ziekenhuis van wacht, dokter van wacht…) dicht bij de hand te hebben op je initiatief.

Zorg voor een goed uitgeruste en actuele EHBO koffer.

Maak op voorhand afspraken met de mensen van de politie i.v.m. jullie initiatief. Stel ook iemand aan die als contactpersoon fungeert en die gedurende het initiatief constant bereikbaar is.

Zorg voor plastieken bekers in plaats van glazen / flesjes.

Je kan eventueel een security – team of een bewakingsdienst huren.


Deadlines

Maak vooraf een plan met welke taken tegen wanneer kunnen gebeuren! Probeer hier vooral goed vooruit te denken, want als je sponsoring vb. niet rond is kun je de affiches niet afwerken, kun je niet starten met de plakrondes… Het respecteren van de deadlines is hier onontbeerlijk!

Taakverdeling

Zorg dat er een goede en evenwichtige taakverdeling is zowel tijdens de voorbereidingen als tijdens het initiatief zelf!

  • Wie haalt wanneer materiaal op?
  • Wie gaat mee op welke plakrondes?
  • Wie schuimt sponsors af?
  • Wie doet welke shift?

Er zullen binnen je afdeling wel voldoende werkschema’s voorhanden zijn waarop je je kunt baseren!

Begroting opmaken

Het is noodzakelijk om een goed financieel plan af te spreken.

Hoeveel geld wil / kun je investeren in je initiatief? Hoeveel geld wil je er terug uit halen? Het spreekt voor zich dat een begroting van een fuif er helemaal anders zal uitzien dan die van een ouderavond vb.

Maak een schatting van hoeveel uitgaven je zult hebben. Vraag prijzen / offertes op en vergelijk ook eens prijzen!

Probeer dan eveneens een raming te maken van wat je van inkomsten kunt hebben. Weeg deze zaken voldoende tegenover elkaar af en probeer realistische keuzes te maken!!

Maak tijdens de voorbereidingen af en toe een tussentijdse stand van zaken en zorg voor een back – up plan voor moest het onverwachts toch fout lopen!

Praktisch

Zorg voor voldoende kassa’s en wisselgeld! Vaak moet dit worden gereserveerd in de bank!

Je kan een draaiboek opstellen voor je initiatief en dat aan je medewerkers bezorgen! Daarin kunnen ze lezen wat wanneer dient te gebeuren, wie er verantwoordelijk is, welk materiaal ze daarvoor nodig hebben… Dit kan heel handig zijn, zo word je als hoofdorganisator niet te pas en te onpas gestoord voor – tijdens of na het initiatief.

Draaiboek van een kamp

Waarom een draaiboek?

Het is belangrijk dat iedereen van de kern goed op de hoogte is wat wanneer gebeurt.

Het kamp zal ook veel vlotter verlopen als je een aantal vaste momenten inlast. Bv het ontbijt is altijd om 8u30, of er is altijd een pauze om 15u30.

Het is belangrijk dat je op voorhand op de kernvergadering een aantal zaken afspreekt: Hoeveel activiteiten wil je doen per dag? Hoe laat wordt er gegeten?

Vul dus samen een blanco draaiboek in, zodat iedereen er zeker achter staat. Zo vermijd je dat een kernlid op kamp zelf niet aanwezig is op het ontbijt, ‘omdat hij het niet wist’

Dit document kan je telkens verder aanvullen, tot je een volledig overzicht hebt wat er op kamp allemaal te gebeuren valt.

Je begint altijd met de vaste elementen.

default  Voorbeelddraaiboek van een kamp

Invulling van de activiteiten.

Kampthema

Het is altijd leuk als je het ganse kamp rond een thema kunt werken. Bijvoorbeeld: sagen en legenden, world shake, film, ... Misschien biedt je bezoek aan de toeristische dienst wel ideeën.

Nog steeds inspiratieloos? Misschien kan deze link je helpen.

Invullen van het draaiboek

Nu je al een begin van een draaiboek hebt, weet je hoeveel activiteiten je moet voorbereiden.

Bekijk nu je draaiboek samen met je kern en vul elke activiteit in. Je moet ze nog niet uitwerken. Denk gewoon na welke activiteit op welk moment kan komen.

Denk bij het invullen zeker ook aan volgende dingen:

  • Wat als het regent? Voorzie enkele activiteiten die binnen kunnen doorgaan.
  • Een ‘rode draad’ spel doorheen het kamp kan een tof idee zijn, als dit past binnen het thema. (Bv gotcha, geheime opdrachten, …)
  • Zorg voor voldoende afwisseling en pan je activiteiten bewust (geen nachtspel voor of na een dagtocht)
  • Denk aan randanimatie (ballen, kaartspel, gezelschapsspelen, …)

Tips:

  • Maak per activiteit ook een mini-draaiboek (denk aan DITMUSA – zie het deeltje activiteiten op deze site), zo weet je in één keer ook welk materiaal je zeker mee moet nemen, dan kan je heel gemakkelijk het grote draaiboek hiermee aanvullen.
  • Zorg ook dat je een basis aan materiaal mee hebt (papier, pennen, touw, KAJ-vlag, …)

Activiteiten

  • Op deze onze eigen site vind je er alvast een aantal terug onder het deeltje ‘activiteiten’
  • Een zeer uitgebreide spelen databank van Jeugdwerknet
  • Scouts en gidsen Vlaanderen hebben een interessante brochure gemaakt met allerlei internationale spelen.
  • Spelen databank van de Chiro
  • Ook jullie activiteiten kunnen duurzaam zijn. Kijk voor tips naar hier.

Communicatie over het kamp

Naar de leden toe

Zorg dat alle leden weten wanneer het kamp doorgaat.

Hang vanaf het begin van het werkjaar een groot blad in het lokaal met daarop de datum en de locatie van het kamp. Als je foto’s hebt van de locatie, kan je die daar ook uithangen.

Een kampboekje is een handig middel om alle leden alle info in 1 keer door te geven. Dit is ook een leuke manier om hen uit te nodigen voor het kamp.

Wat moet er in een kampboekje?

  • het thema: een beetje uitleg, leuke foto’s, …
  • wat moeten ze meebrengen?
  • Wat mogen ze niet meebrengen?
  • Een blanco medische fiche die ze ingevuld terug moeten bezorgen. Een voorbeeld hiervan kan je pdf hier vinden.
  • Alle info over de kampplaats (adres, omgeving, eventueel foto’s)
  • Een telefoonnummer dat bereikbaar zal zijn tijdens het kamp
  • Een overzicht wat ze allemaal zullen doen (zonder meteen heel je programma mee te delen..)
  • Leuke spelletjes, cartoons, …die iets met het kampthema tof met je afdeling te maken hebben
  • Hoe inschrijven?
  • Hoe zal de bagage op het kamp geraken?

Maak er iets leuks, van, maar hou bij het opmaken van je kampboekje

Hou rekening met het feit dat ouders dit boekje ook volledig doornemen!

Naar de ouders toe

Het kampboekje dient ook ter informatie van de ouders, maar daarnaast is het belangrijk dat je hen ook per brief informeert.

Laat hen halfweg het jaar al eens weten wanneer het kamp doorgaat, zodat ze dan geen reis boeken waar het lid niet onderuit kan.

Laat hen ruim voor het kamp ook per brief( misschien gekoppeld aan een huisbezoek?) weten hoeveel het kamp kost, waar het doorgaat, hoe ze hun zoon of dochter moeten inschrijven, wie de verantwoordelijke is, hoe ze die kunnen bereiken, …

Het is belangrijk dat de ouders weten dat hun zoon of dochter in goede handen is op kamp, Daarom zijn regelmatige huisbezoeken heel belangrijk. Enkel zo kennen de ouders de kernleden en weten ze dat de kern verantwoordelijk is op kamp.

Aandachtspunten

Niet te vergeten vooraf:

Ga eens ter plaatse kijken wat er allemaal aanwezig is op de gekozen kampplaats:

  • het aantal slaapkamers, het keukengerief, ...
  • Zoek uit hoe je van het station naar de kampplaats kunt gaan of welke andere vormen van transport er mogelijk zijn..
  • Zoek op voorhand uit waar de bakker, de winkel, een slager,… is. Als je op voorhand laat weten dat je komt, kan je misschien nog een korting regelen. Dit zal wel enkel bij kleine zelfstandigen kunnen, grote winkelketens kunnen dit niet zo gemakkelijk regelen.
  • Bij eventuele ongevallen of andere lichamelijke problemen is het beter dat je weet waar naartoe te gaan. zoek dus zeker op voorhand al een huisarts op, kijk zeker naar wie er in die periode van wacht is, waar het dichts bijzijnde ziekenhuis gelegen is en waar de je een apotheek vind.
  • Het is zeer belangrijk dat de politie en brandweer op de hoogte is van jullie komst. Ga er dus zeker langs en noteer hun nummers. Als jullie graag een kampvuur houden, is nu het moment om aan de brandweer te vragen of het al dan niet mag. Bij de politie is de kans groot dat je een deelnemerslijst moet afgeven. Zo kunnen ze gemakkelijk ouders contacteren als er iets ernstig zou gebeuren. Laten we hopen van niet, maar je weet maar nooit. Daarbij kunnen ze je ook inlichten in de lokale situatie. Er zijn al verschillende gemeenten, vooral in Wallonië, waar er strengere regels zijn voor kampen, dit komt omdat ze in het verleden al veel negatieve ervaringen hebben gehad met andere jeugdbewegingen die in die streek op kamp zijn geweest.
  • Ga naar de toeristische dienst. Wie weet kan je nog een interessante uitstap doen.

Wil je in Vlaanderen in een bos spelen, dan moet je dat op voorhand vragen aan de boswachter, enkel bij speelbossen (duidelijk aangeduid) heb je geen toestemming nodig.

  1. Ga naar www.bosspel.be
  2. Kies optie jeugdwerker.
  3. Kies: “Zoek je boswachter” en vul de gemeente in van de kampplaats.
  4. Dan krijg je naam en GSM nummer van de boswachter van die gemeente.
  5. Neem contact op en maak afspraken.

Wil je in Wallonië in een bos spelen, dan moet je toelating vragen aan het cantonnement, daarvoor moet je default een formulier invullen.

  1. Dit formulier kan je default hier vinden.
  2. Kies optie jeugdwerker.
  3. Kies: “Zoek je cantonnement” en vul de gemeente in van de kampplaats.
  4. Dan krijg je het adres van je cantonnement.
  5. Stuur het formulier op, je krijgt voor de kampen normaalgezien bevestiging.
  6. Laat de bevestiging op zich wachten? Bel of mail dan naar het cantonnement.

Duurzaam op kamp

Als je brandhout sprokkelt, probeer dan niet altijd op dezelfde plaatsen hout te rapen. Spreid je sprokkelactiviteiten over een grotere oppervlakte in plaats van één plek volledig leeg te roven. Dood hout is immers belangrijk voor het leven in een bos.

Vraag aan je leden om een boterhamdoos en een drinkbus mee te nemen. Op die manier spaar je heel wat afval uit.

Let kritisch op de verpakking van de producten die je koopt:

  • Koop zo weinig mogelijk aluminium-, blik-, brik- en plastiekverpakkingen.
  • Kies indien mogelijk voor glazen flessen met leeggoed, die kan je terugbrengen naar de winkel!
  • Koop eieren los of op een karton. Neem zeker geen isomodoosjes.

Vermijd spelen en activiteiten die veel afval met zich meebrengen.

Sorteer afval zoveel mogelijk en zorg dat het gescheiden naar het containerpark wordt gebracht. Zorg voor goede voorzieningen om afval te sorteren. Werk ook een regeling uit om het afval naar het containerpark te brengen. Sorteer je afval in de volgende fracties:

  • Papier en karton: tijdschriften, kranten, papieren verpakkingen, reclamedrukwerk, enveloppen,… GEEN stickers, papieren zakdoekjes en servetten, broodzakken,…
  • PMD= Plastiek, metaal en drankkartons: drankflessen (PET en PVC), plastic flessen van afwasmiddel, conservenblikjes, drankblikjes, kroonkuren, deksels van bokalen, drankkartons (volledig leeg en uitgespoeld),… GEEN vervuilde plastic, harde plastic; bekertjes, yoghurtpotjes, botervlootjes, plasticfolie, aluminiumfolie, spuitbussen van verf, verfpotten, batterijen…
  • GFT = Groente-, fruit- en tuinafval: etensresten. Informeer of er op je kampplaats een composthoop aanwezig is.
  • KGA= Klein gevaarlijk afval: verf, vernis, lijm, batterijen,…

Als er op het kampterrein te weinig vuilnisbakken staan, kunnen sommige deelnemers in de verleiding komen om hun afval lukraak weg te gooien. Door voldoende vuilnisbakken te plaatsen, kan je dit probleem gemakkelijk vermijden.

Neem één of meerdere vuilniszakken mee als je op tocht gaat.

Om de toiletten te kuisen, kan je azijn gebruiken in plaats van detergent. Gewoon een nachtje laten intrekken, borstelen en klaar! De gewone schuurmiddelen zijn erg vervuilend en belastend voor het milieu.

Beperk het gebruik van elektriciteit op kamp:

  • Koffie kan je bijvoorbeeld met de hand opschenken (verbruikt tweemaal minder energie dan een koffiezet). Giet daarna de koffie onmiddellijk in een thermoskan, zo blijft de koffie zonder extra energie lekker warm.
  • Doe de verlichting uit als het niet nodig is.

Op kamp verbruik je heel wat water: voor het koken, om je te wassen, voor waterspelletjes,… Probeer zuinig om te springen met water en de waterverontreiniging te beperken.

Verminder de hoeveelheid spoelwater van de toiletten. Deze verbruiken bij elke spoelbeurt 10l schoon water. Je kan de hoeveelheid water verminderen door in elk reservoir een baksteen of een volle pet-fles te leggen.

Mijd lawaaierige nachtspelen. Respecteer de nachtrust van de omwonenden en de natuur.

Wanneer je materiaal koopt, kies dan voor degelijke, duurzame spullen die een lange tijd meegaan.

Afgedankte spullen kunnen een tweede leven krijgen op kamp. Voor je kampdecor kan je een kringloopwinkel binnen lopen of een rommelmarkt bezoeken. Je vindt er de meest verrassende spullen aan lage prijzen.

Eten op kamp

Koks

De kernleden moeten zich op kamp enkel bezig houden met hun leden en de activiteiten. Het eten mag hun zorg niet zijn. Daarom is het belangrijk dat je (lang genoeg op voorhand) mensen vraagt om mee te gaan als koks.

Wie kunnen dit zijn?

  • Ouders
  • Volwassen begeleiders
  • Oud leden / oud-kernleden
  • Kennissen

Een kok die meegaat op kamp:

  • moet lekker kunnen koken.
  • moet plezierig met jongeren kunnen omgaan.
  • moet prijsbewust zijn.
  • moet op tijd kunnen opstaan.
  • moet soepel kunnen omspringen met programma en menu.
  • moet een auto bezitten (1 van de koks is voldoende).
  • kennis van EHBO is een pluspunt.

Belangrijk:

Wanneer je koks meeneemt die niet zijn ingeschreven moet je voor hen een tijdelijke verzekering aanvragen voor € 3,5 per persoon. Dit kan via je vrijgestelde of via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Menu’s

Er bestaan verschillende site’s met leuke kamp-menu’s.


Voedselveiligheid

Zelf koken op kamp, het hoort erbij en kampvitamientjes kennen we allemaal. Maar hou het wel hygiënisch en vermijd zo doktersbezoeken. Het federaal agentschap voor de voedselveiligheid heeft een brochure in de aanbieding over veilig koken op kamp, mét checklist. Klik hier (kernenergie/op kamp/kamp_voedselveiligheid.pdf) om de brochure te downloaden.

Of ook: gezondheid.be - De gezondheidssite voor Vlaanderen

Duurzaamheid in de keuken

Ook op kamp kan je duurzaam tewerk gaan, want alle kleine deeltjes helpen.

Kies voor een kortere weg

Voedingsproducten leggen vaak een lange weg af voor jij ze op je bord krijgt. Je kan op kamp ook voor kortere distributieketens kiezen, om al dat vervuilende transport en verpakkingsafval te vermijden. Bijvoorbeeld door rechtstreeks bij de lokale boer te kopen. Meestal is dit zelfs goedkoper! Surf daarom zeker eens naar fermweb.be.

Voorkom zoveel mogelijk afval bij je aankopen:

  • Koop onverpakte groenten.
  • Koop yoghurt in grote potten in plaats van in kleine individuele verpakkingen.
  • Eet en drink uit duurzaam servies = geen wegwerpborden en –bekers.

Hoeveelheden

Het is soms moeilijk om in te schatten hoeveel je van alles nodig hebt. Hoeveel kg aardappelen heb je nodig voor 25 jongeren?

Volgende links helpen je zeker en vast een stuk verder:

Varia

  • VerdraaideWereld: Tips hoe je welke producten je kan gebruiken
  • Llink: Tips hoe je op een milieuvriendelijke manier insecten kan wegdrijven
  • Llink: Tips om milieuvriendelijk te kuisen, en veel goedkoper

Verzekering, veiligheid en gezondheid

Verzekeringsformulieren

Zorg dat je alle info en invulformulieren voor de verzekeringen mee hebt op kamp. Je vindt deze  folder hier .

Die invulformulieren neem je mee naar de dokter als er iets zou gebeuren. Hij of zij moet daar een deel van invullen en een stempel opzetten, anders is de aanvraag niet officieel.

EHBO

Een EHBO-koffer is onmisbaar op kamp.

Wat moet er allemaal in een EHBO-koffer? Het is ook mogelijk om bij hen een volledige koffer te bestellen.

Heeft niemand van je kern ooit al een EHBO –cursus gevolgd? Dan is het aan te raden dit nog te doen met enkele kernleden. Maak minstens één persoon op kamp EHBO-verantwoordelijke, die van dit alles op de hoogte is. Het Rode Kruis-Vlaanderen geeft je meer informatie over mogelijke vormingen.

In de cursus animator van KAJ zit ook een onderdeel ‘EHBO’!

Varia

Het is noodzakelijk dat iedereen die meegaat het adres van zijn/haar huisdokter, de SIS-kaart en enkele strookjes van het ziekenfonds meebrengt.

Iedere deelnemer moet een medische fiche invullen, zodat de kern op de hoogte is van eventuele risico’s en medische problemen waarvoor aandacht dient te zijn, … Deze info blijft binnen de kern!! Neem die fiche ook mee naar de dokter als er iets zou gebeuren.

Zorg dat je weet welke dokter er van wacht is tijdens je kamp, dat je de apotheek van wacht bij de hand hebt en controleer welk ziekenhuis er het dichtst bij is!

In een noodgeval kan je tijdens de kantooruren terecht bij het nationaal secretariaat (02/246.53.00). Buiten kantooruren, tijdens de verlofperiode of als je niemand kan bereiken dan bel je naar het noodnummer van KAJ (02/246.53.06).

  • Je komt in een mailbox terecht: spreek duidelijk je naam met telefoonnummer in en haak in!
  • De mailbox neemt erna automatisch en onmiddellijk contact op met de persoon die op dat moment bereikbaar is voor noodgevallen.
  • Deze persoon zal onmiddellijk de nodige stappen ondernemen.

Stel een blad (of affiche om uit te hangen) op met alle mogelijke noodnummers: het KAJ-noodnummer (02/246.53.06), GSM-nummer van je vrijgestelde, dokter ter plaatse, apotheek ter plaatse, de politie en brandweer ter plaatse, antigifcentrum, …

Sla het noodnummer en het GSM-nummer van je vrijgestelde op in de GSM’s van alle kernleden. Print vooraf het bestand default veiligheid op kamp af.

De KLJ heeft ook een handige brochure hierover uitgewerkt. Download hier default de KLJ-brochure !

Vervoer

Vervoer van je materiaal

Is het nodig een (mini-)vrachtwagen te huren? Ken je iemand die hiermee kan/mag rijden? Ken je iemand die een (mini-)vrachtwagen heeft en die hiermee zou willen rijden?

Om vervoer te huren, kijk je best in de Gouden Gids. Zoek een firma die niet te ver ligt, want je betaalt elke kilometer!

Vraag bij de jeugddienst of hier subsidies voor zijn. Misschien kennen zij een verhuurfirma die niet duur is?

Vervoer van je leden

Er zijn veel manieren om je naar een kampterrein te begeven, de weg er naartoe is al een beetje reizen…

Te voet:

Op verschillende sites vind je wandelroutes terug.

Met de fiets

  • www.fietsnet.be: op deze site kun je je fietsroute plannen via een routeplanner die de fietsknooppunten verbindt en dus vooral rustige en fietsvriendelijke wegen volgt.
  • www.fietsroute.org: Vlaanderen Fietsroute gaat door gans Vlaanderen en is duidelijk gesignaleerd, handig om grotere afstanden binnen Vlaanderen af te leggen.

Voor je op kamp vertrekt met de fiets is het belangrijk dat ze goed gecontroleerd worden, want er moet toch een redelijke afstand mee afgelegd worden. Organiseer daarom zeker een fietscontrolemoment. Vraag desnoods je plaatselijke fietsenmaker om erbij te zijn.

Openbaar vervoer

  • www.b-rail.be: voor zowel trajecten in België of daarbuiten. Je kunt er ook groepstickets (met korting) bestellen, maar dit is een nogal omslachtige procedure.
  • www.delijn.be

(Mini)bus of vliegtuig

Voor zowel een busmaatschappij raadpleeg je best de Gouden Gids. Als je een minibus wilt huren, informeer je zeker eerst goed naar de voorwaarden en bijna altijd moet je in het bezit zijn van een VISA-kaart om te kunnen huren. Dit geldt ook voor het buitenland.

Verblijf

Zonder verblijf, geen kamp, dus dit is het eerste waar je aan moet denken. Het is best dat je dit ten laatste een jaar op voorhand vastlegt, liefst zelfs 2 jaar. Hoe langer dat je ermee wacht, hoe kleiner de kans dat je een goede, betaalbare kampplaats vindt. Je wilt je leden toch niet op kamp sturen in een krot waar je nog eens veel te veel voor betaalt?

Vind je dat een goed idee, maar nu doe je dat nog niet? Leg dan nu je kampplaats vast voor volgend jaar EN voor binnen 2 jaar. Aantal deelnemers? Het aantal dat je voor dit jaar boekt +10 of 15 (afhankelijk van de grootte van je groep), zo is nog ruimte voor je nieuwe leden ook.

 

Kamphuis of tentenkamp?

Deze keuze is zeer belangrijk. Elke soort heeft zo zijn voor- en nadelen.

Kamphuis

In België alleen al zijn er om en bij de duizend kampplaatsen die je als afdeling kan huren. Je moet er wel vlug bij zijn, want veel groepen reserveren hun kampplaats reeds meer dan een jaar op voorhand. Als je voldoende op voorhand begint te zoeken, kan je ook met je kern nog eens een kijkje gaan nemen naar de kampplaats. Dan ben je zeker dat alles wat de eigenaar zegt, ook daadwerkelijk klopt. Je zou de eerste groep niet zijn die plots toch geen keukenmateriaal of matrassen heeft of plots tot de vaststelling komt dat je het kamphuis moet delen met verschillende soorten schimmel en allerlei beestjes (dat is natuurlijk de uitzondering, maar als je gaat kijken, ben je zeker).

Voordelen van een kamphuis:

  • Je bent zeker van een droge slaapplaats
  • Je hebt comfort (douches, WC, keuken)
  • Heel dikwijls is er al kook- en eetmateriaal aanwezig en moet je dat niet meer huren.
  • Er is minder voorbereidingswerk

Tentenkamp

Dit is echt kamperen, een aparte sfeer zal er zeker heersen! Maar let wel op, er is meer voorbereiding nodig aan een tentenkamp dan aan een kamp in een kamphuis. Als je nog niets van ervaring hebt, is het aan te raden eerst een kamp in een kamphuis te organiseren. Een tentenkamp vraagt een goede organisatie en een gevarieerd programma.

Financieel zal er weinig verschil zijn. De huur van een kampeerterrein zal misschien goedkoper zijn dan van een kamphuis, maar je moet heel veel tenten en materiaal extra huren en dan komt dat meestal op hetzelfde neer.

Voordelen van een tentenkamp

  • Je hebt de echte kampeerervaring
  • Groepsvorming gebeurt meestal sneller, doordat iedereen constant samenzit en niet in slaapkamers apart
  • Bij kamphuizen gebeurt het vaker dat je geen kampvuur mag houden dan bij tentenkampen.
  • Je leert je leden ook zonder luxe hun plan trekken.

Als je voor een tentenkamp kiest, dan zal je heel wat materiaal nodig hebben. Meestal is het financieel niet haalbaar om dit allemaal aan te kopen. Gelukkig zijn er heel wat plaatsten waar je al dit materiaal kan huren:

  • Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen - Uitleendienst Kampeermateriaal: Bij deze uitleendienst kan je tenten en ander kampeermateriaal uitlenen. Info en aavraagformulier.
  • Wie denkt aan scouts, denkt aan tentenkampen. Zij hebben dan ook veel materiaal. Hier vind je een overzicht van groepen die hun materiaal verhuren.

Buitenlands kamp

De ervaring van een buitenlands kamp is onvergetelijk. Er komt wel wat meer administratie bij kijken en zeker het vervoer zal niet eenvoudig zijn. Ook zijn die kampen heel wat duurder dan wanneer je in België blijft. Dit mag natuurilijk geen reden zijn om thuis te blijven. De volgende tips kunnen je eventueel helpen:

  • Onderneem geldinzamelacties tijdens het werkjaar / de werkjaren voor je buitenlands kamp, zodat de afdelingskas een deel van de kosten kan dragen.
  • Zorg ervoor dat je de kostprijs zo snel mogelijk meedeelt. Dan kunnen de ouders van je leden alvast rekening houden met deze uitgave. Eventueel kan een betaling in schijven een goede oplossing zijn. Begin hier tijdig mee (1 tot 2 jaar op voorhand).
  • Je kan eventueel ook de kosten drukken door contacten te leggen met een plaatselijke KAJ-groep die je kan helpen in je zoektocht naar goedkope logies. Geïnteresseerd? Ga naar joceurope.org en formuleer duidelijk je vraag. Je doet dit best zo veel mogelijk op voorhand.
  • Voor groepsuitwisselingen kunnen Europese subsidies verkregen worden. Meer informatie vind je op jint.be.
  • Contacteer de jeugddienst van je gemeente. Wie weet subsidiëren zij dergelijke initiatieven.

Wie deze uitdaging aandurft, zal de ervaring nooit vergeten!

Let op! Bij de voorbereiding moet je naast de gewone kampvoorbereiding ook zeker aan de volgende dingen denken:

  • Informeer bij het nationaal secretariaat Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of 02/246.53.00 of het nodig is om een extra verzekering af te sluiten.
  • Minderjarige deelnemers hebben de toestemming van de ouders nodig.
  • Zorg voor meertalige medische fiches, zodat je ze eventueel kunt meenemen naar een dokter ter plaatse. Elk lid moet een World Assistance Card met op de achterkant een sticker/zegel van de mutualiteit meebrengen. Dit is een kaartje dat in het buitenland bewijst dat je aangesloten bent bij een mutualiteit. Deze kaartjes zijn aan te vragen bij de mutualiteit. Laat dit dus zeker weten aan de ouders via een huisbezoek, het kampboekje of een brief.
  • Kopies van alle documenten (identiteitskaarten, ledenlijsten, bewijzen van toestemming ouders, …) zijn zeker geen overbodige luxe.
  • De leden moeten zich kunnen identificeren. Het is dus heel belangrijk dat ze hun identiteitskaart en hun sis-kaart mee hebben.
  • Alle informatie rond het buitenland en zijn administratie kan je terugvinden bij de federale overheid van Buitenlandse Zaken.
  • Bij een buitenlands kamp is het nog belangrijker dan anders dat je EHBO-koffer goed aangevuld is. Een apotheek zoeken in een ander land is niet altijd eenvoudig. Ze hebben er ook niet altijd dezelfde producten.
  • Indien je met het vliegtuig gaat, steek je EHBO dan zeker niet in de handbagage. Er zijn nu zeer strenge controles. Pillen en vloeistoffen zijn al zeker uit den boze. Leden die medicamenten bij zich moeten houden, informeren zich best op voorhand hoe dat kan. default  Meer info .

Andere interessante adressen:

  • JEKA: organiseert reizen en kampen voor groepen in heel Europa.
  • jint.be: waar je alles vindt over wat je nodig hebt als je naar het buitenland wil gaan.

Je kampplaats reserveren

Als je een locatie vastlegt, is het best dat je wat dagen voor en na je kamp ook reserveert. Je voorkamp is er om alles klaar te zetten en de laatste regels duidelijk te stellen. Als je dan nog veel moet voorbereiden voor je kamp, ben je wat aan de late kant. Je nakamp is er om alles op te ruimen en om met de kern nog even na te genieten van je kamp. Je moet dan nog niet evalueren. Het is best als er een weekje tussen zit en je het met een nieuw perspectief kunt bekijken.

 

Kamphuizen in België

  • bautershof.be: dit is een kamphuis van KAJ in een heel mooie omgeving te Sint-Truiden. Je kan er ook een kampeerterrein bijhuren.
  • jeugdverblijven.be: je vindt er alle erkende jeugdverblijfcentra op terug, maar ook de door CJT niet-erkende, die zichzelf hebben aangeboden. In het aanbod zitten er zo'n 500 huizen/lokalen.
  • cjt.be: Centrum voor Jeugdtoerisme. Alle erkende jeugdverblijfcentra vind je er op terug.
  • jeugdherbergen.be: de Vlaamse jeugdherbergcentrale VZW. Deze organisatie beheert alle jeugdherbergen van Vlaanderen. Je vindt er ook de Waalse accommodaties op terug.
  • opkamp.be: alle kampeercentra in Wallonië zijn er terug te vinden.
  • Het Belgische Leger. Ook daar kan jij je vakantie doorbrengen met je afdeling!
  • Centrum voor Groepsaccommodaties: deze site biedt zo'n 250 groepsaccommodaties aan in Frankrijk, Duitsland, Nederland en België.

Kampterreinen in België

  • opkamp.be: op deze site zijn alle kampterreinen in België terug te vinden.
  • Ga eens langs bij wat landbouwers in de streek waar je op kamp wil gaan. misschien willen ze wel een weide ter beschikking stellen.

Accomodaties in het buitenland

  • groepsaccomodaties.com: een Nederlandse site met locaties voor grote groepen in zowel Nederland, Frankrijk als Duitsland
  • hostelworld.com: met alle hostels over de hele wereld
  • Centrum voor Groepsaccommodaties: deze site biedt zo'n 250 groepsaccommodaties aan in Frankrijk, Duitsland, Nederland en België.
  • Jeugdkampen Zwitserland VZW: biedt kampplaatsen aan in Zwitserland.
  • Vlaamse Jeugdherbergcentrale VZW : dit is de Vlaamse organisatie die te plaatsen is in de wereldwijde keten van jeugdherbergen.

Verzekeringen

Wat is verzekerd en wat niet? Waar moet je met je afdeling nog een extra verzekering voor afsluiten? Hier vind je een antwoord op al je vragen!

Wie is verzekerd?

  • KAJ als beweging
  • de ingeschreven leden, kernleden en hoofdverantwoordelijken van KAJ

Wanneer ben in je ingeschreven?

Je bent ingeschreven vanaf het moment dat je inschrijvingsbriefje ingevuld is en je lidgeld betaald.

Als iemand niet ingeschreven is op de dag van het ongeval, dan is die niet verzekerd! Zorg ervoor dat al je leden en kernleden bij de start van het nieuwe werkjaar zo snel mogelijk ingeschreven zijn. Als er tijdens het werkjaar nog nieuwe leden bijkomen, kan je hen nog steeds inschrijven.

Kandidaatleden

Dit is iemand die de KAJ komt proberen om te zien of het hem/haar aanstaat. Kandidaatleden zijn voor een proefperiode van 4 weken gratis verzekerd.

Je moet wel een lijst bijhouden met de naam, voornaam en de datum van al de kandidaatleden vanaf het ogenblik dat ze deelnemen aan de activiteiten.

Waarvoor ben je verzekerd?

De KAJ-vezekering is een aanvullende verzekering. Dit wil zeggen dat ze bovenop andere verzekeringen komt zoals de mutualiteit of de familiale polis. De kosten die bijvoorbeeld niet door de mutualiteit betaald worden, betaalt de KAJ verzekering.

De verzekering van KAJ geldt wereldwijd.

Als lid van KAJ ben je verzekerd voor:


Lichamelijke ongevallen

Wat?

Een ongeval is een plotse gebeurtenis waarbij je lichamelijk gekwetst wordt. Voorbeelden zijn een voedselvergiftiging of een gebroken arm. Het voorval is onopzettelijk.

Wanneer?

Tijdens een KAJ-activiteit.

Op weg van en naar de plaats waar de activiteit plaatsvindt. Je moet de kortste en/of veiligste weg nemen.

Vergoedingen?

  • Een vergoeding in geval van overlijden of van blijvende arbeidsongeschiktheid
  • De terugbetaling van de kosten van geneeskundige verzorging
  • De terugbetaling van aanverwante kosten, zoals het vervoer met de ziekenwagen.

Zijn er zaken die niet verzekerd zijn?

Sommige zaken dekt de KAJ-verzekeringspolis niet.

  • Gevaarlijke activiteiten: skiën, sportvliegen, bergsport, waterski, speleologie, duiken met apparaten onder druk, boksen, worstelen, judo, valschermspringen, het gebruik van vuurwapens bij sport,…. De lijst is enorm lang, bij twijfel contacteer je best het nationale secretariaat.
  • Snelheids- ,regelmatigheids- of behendigheidsritten en –wedstrijden met motorrijtuigen of –vaartuigen.
  • Winstgevende sportactiviteiten
  • Activiteiten met luchtvaartuigen (ander dan als passagier)
  • Ongevallen onder invloed van alcohol of drugs
  • Zelfdoding en de gevolgen van poging tot zelfdoding

Enkele voorbeelden

Verzekerde voorvallen:

  • Tijdens een KAJ-activiteit komt een lid ten val
  • Een kernlid fietst na de kern naar huis via de kortste en/of veiligste weg. Tijdens het fietsen komt ze lelijk ten val. Gevolg: een kapotte fiets, een gebroken voortand en schaafwonden. De geneeskundige zorgen zijn verzekerd, de fiets niet.

Niet-verzekerde voorvallen:

  • Een lid krijgt een oorontsteking op kamp
  • Tijdens de jaarlijkse fuif dondert een lid in beschonken toestand van een trapje en breekt zijn arm. Hij is niet verzekerd, want hij was dronken.
  • Op kamp in Oostenrijk breekt iemand zijn been tijdens een bergbeklimming. Alpinisme is niet verzekerd.

Burgerlijke aansprakelijkheid

Wat?

Een lid schiet per ongeluk een raam kapot, je laat de digitale camera van een medekernlid vallen, tijdens een spel loopt een lid tegen een ander een lid en die bezeert zich hierbij. Als je per ongeluk schade veroorzaakt aan personen (een lichamelijk letsels) of aan goederen (materiële schade) dan ben je hier tegen verzekerd.

Wanneer?

  • Tijdens een KAJ-activiteit.
  • Op weg van en naar de plaats waar de activiteit plaatsvindt. Je moet de kortste en/of veiligste weg nemen.

Vergoedingen?

De kosten worden terugbetaald als aan 3 voorwaarden voldaan is:

  • een lid, kernlid of goederen van KAJ begaan een onopzettelijke fout
  • er is lichamelijke of materiële schade
  • de schade is het gevolg van een ongeluk tijdens een KAJ-activiteit of op weg van en naar een KAJ-activiteit

Zijn er zaken die niet verzekerd zijn?

Ja, als je ouder bent dan 16 jaar en je veroorzaakt schade door ‘grove schuld’ dan zal de verzekering niet tussenkomen. ‘Grove schuld’ wil zeggen dat je niet verzekerd bent als je:

  • je bevond in staat van dronkenschap of alcoholintoxicatie
  • drugs genomen hebt
  • deelnam aan een vechtpartij
  • goederen met opzet beschadigde of ontvreemdde.

Opgelet! Als je materiaal huurt, hoort dit niet tot de KAJ-goederen, dit is dus niet verzekerd.

Enkele voorbeelden

Verzekerde voorvallen:

  • Tijdens een fietstocht rijdt een lid onopzettelijk een voetganger omver. De lichamelijke en materiële schade van de voetganger worden vergoed.
  • Tijdens een opruimbeurt in het lokaal valt een stapel planken op de auto van de buurman. Dit gebeurde duidelijk niet met opzet, de schade aan de auto is verzekerd door de KAJ-verzekering.

Niet-verzekerde voorvallen

  • Tijdens een weekend vernielen enkele leden de tussenwand van het lokaal door er met hun voeten tegen te trappen. De KAJ-verzekering komt niet tussen, want de schade gebeurde met opzet.
  • De hoofdverantwoordelijk leent de auto van haar vriend voor een KAJ-activiteit. Door een onopzettelijk fout veroorzaakt ze een ongeval. De KAJ-verzekering komt niet tussen, want de polis Burgerlijke Aansprakelijkheid dekt schade aan goederen in bruikleen niet.

Rechtsbijstand

Wat?

Rechtsbijstand is enkel mogelijk bij burgerlijke aansprakelijkheid. Concreet wil het zeggen dat je via de KAJ-verzekering beroep kan doen op juridische bijstand (een advocaat, expert,…) als dit nodig is.

Dit kan in volgende gevallen:

  • als verzekerde ben je het niet eens met de eisen van het slachtoffer
  • een verzekerd lid heeft schade geleden en wil een schadevergoeding van de persoon die verantwoordelijk is voor de schade
  • een verzekerd lid heeft schade geleden en spreekt de persoon die verantwoordelijk is voor de schade. Deze persoon kan de schade niet betalen.

Bij de minste twijfel of mogelijke inschakeling van rechtsbijstand neem je contact op met het nationale secretariaat en je vrijgestelde. Samen kijken we na of er rechtsbijstand ingeroepen kan worden.


Tijdelijke verzekering

Iemand is geen lid van KAJ, maar gaat mee op kamp, weekend of schoolweek om een handje toe te steken. Bijvoorbeeld: kookouders, hulpkernleden, de kinderen van deze mensen. Hen kan je verzekeren voor de periode van het kamp, weekend,… Deze tijdelijke verzekering kost 3,5 euro.

Dit moet je melden aan het nationale secretariaat. Je doet dit rechtstreeks (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of 02/246.53.00) en geeft de naam, voornaam, adres, leeftijd, het adres van de kampplaats, de datum/periode van de activiteit door en de gegevens van de hoofdverantwoordelijke


De aangifte

Lichamelijke ongevallen

  • Invullen als iemand een lichamelijk ongeval heeft gehad
  • Wees zo volledig mogelijk.
  • De achterkant is bestemd voor de geneesheer, vergeet het dus niet mee te nemen. Zorg dat je steeds formulieren in het lokaal liggen hebt en deze ook mee neemt op kamp.

Burgerlijke aansprakelijkheid

  • Invullen in geval van burgerlijke aansprakelijkheid
  • Als je zelf het ongeval veroorzaakt hebt, onthoud je van erkenning van aansprakelijkheid, dading, van betaling of belofte van betaling. Schrijf zulke zaken ook nooit op het aangifte formulier.

Hoe gebeurt de aangifte?

  • Het aangifteformulier stuur je binnen de 5 werkdagen op naar het nationale secretariaat (Britsierslaan 5, 1030 Schaarbeek). Zorg ervoor dat dit formulier zo volledig mogelijk ingevuld is!
  • KAJ verstuurd alles naar de verzekeringsmaatschappij
  • Het slachtoffer moet alle rekeningen in verband met het ongeval goed bijhouden. De verzekering zal vragen om die kosten te bewijzen. In geval van een lichamelijk ongeval vraag dan aan de mutualiteit de verschilstaat en hou die goed bij. De verschilstaat is een papiertje waarop staat hoeveel kosten je maakte en hoeveel de mutualiteit daarvan betaalde.

Nog vragen?

Neem contact op het nationaal secretariaat: 02/246.53.00 of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.