Planning/voorbereiding

Deadlines

Maak vooraf een plan met welke taken tegen wanneer kunnen gebeuren! Probeer hier vooral goed vooruit te denken, want als je sponsoring vb. niet rond is kun je de affiches niet afwerken, kun je niet starten met de plakrondes… Het respecteren van de deadlines is hier onontbeerlijk!

Taakverdeling

Zorg dat er een goede en evenwichtige taakverdeling is zowel tijdens de voorbereidingen als tijdens het initiatief zelf!

  • Wie haalt wanneer materiaal op?
  • Wie gaat mee op welke plakrondes?
  • Wie schuimt sponsors af?
  • Wie doet welke shift?

Er zullen binnen je afdeling wel voldoende werkschema’s voorhanden zijn waarop je je kunt baseren!

Begroting opmaken

Het is noodzakelijk om een goed financieel plan af te spreken.

Hoeveel geld wil / kun je investeren in je initiatief? Hoeveel geld wil je er terug uit halen? Het spreekt voor zich dat een begroting van een fuif er helemaal anders zal uitzien dan die van een ouderavond vb.

Maak een schatting van hoeveel uitgaven je zult hebben. Vraag prijzen / offertes op en vergelijk ook eens prijzen!

Probeer dan eveneens een raming te maken van wat je van inkomsten kunt hebben. Weeg deze zaken voldoende tegenover elkaar af en probeer realistische keuzes te maken!!

Maak tijdens de voorbereidingen af en toe een tussentijdse stand van zaken en zorg voor een back – up plan voor moest het onverwachts toch fout lopen!

Praktisch

Zorg voor voldoende kassa’s en wisselgeld! Vaak moet dit worden gereserveerd in de bank!

Je kan een draaiboek opstellen voor je initiatief en dat aan je medewerkers bezorgen! Daarin kunnen ze lezen wat wanneer dient te gebeuren, wie er verantwoordelijk is, welk materiaal ze daarvoor nodig hebben… Dit kan heel handig zijn, zo word je als hoofdorganisator niet te pas en te onpas gestoord voor – tijdens of na het initiatief.