Planning/voorbereiding

Sponsoring

Ga zorgvuldig op zoek naar sponsors in de buurt, hou hierbij rekening met je doelpubliek! Je kan hierbij een lijst opstellen met alle handelaren in de gemeente, zo heb je een volledig overzicht en kun je gemakkelijker de te bezoeken handelaren verdelen.

Zorg dat je een fiscaal attest bij de hand hebt, sommige handelaren hebben dit nodig om bij hun belastingen te steken.

Indien je een heel groot initiatief organiseert kun je een voorstellingsdossier opmaken om te bezorgen aan mogelijke sponsors. In dit dossier kun je volgende zaken opnemen:

  • De gegevens van het initiatief: naam, plaats, datum, doelgroep, verwacht aantal deelnemers. Je kan ook meegeven wat je van plan bent om met de winst te doen.
  • Wat kun je je sponsors bieden en voor welk bedrag? Vb. € 25,00 plaats op de affiche; € 50,00 plaats op de affiche en flyer; € 75,00 plaats op de affiche, flyer & inkomkaart; € 100,00 plaats op de affiche, flyer, inkomkaart & promo T-shirts.
  • Contactgegevens van de organisatoren, eventueel website van je afdeling / werking.

Promotie

Je kan gebruik maken van affiches! Hierop moet zeker vermeld worden:

  • Datum, plaats, organisator, naam vd fuif of evenement.
  • Toegangsprijs (vvk / add).
  • Naam DJ of groep of andere speciallekes vb. “Met springkasteel” op een eetfestijn.
  • Verantwoordelijke uitgever (dit is verplicht. Deze persoon moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Het adres van die persoon moet er bij vermeld worden!).
  • Eventuele sponsors.
  • Webadres.

Let op: Drukken met zwarte inkt op witte en gele affiches is verboden. Deze kleuren zijn respectievelijk voorbehouden voor de overheid en de notarissen. Je mag ook geen gebruik maken van verkeerstekens in het ontwerp van je affiche!

Als je affiches langs de openbare weg plakt moet je je goed informeren waar je affiches kan en mag plakken. Wild plakken kan streng bestraft worden! Meer info op de jeugddienst van je gemeente. Als je hele grote affiches gebruikt, kan het zijn dat je er taksen op moet betalen. Informeer je hiervoor bij je jeugddienst!

Als je aankondigingborden wil plaatsen langs invalswegen moet je toestemming vragen aan de gemeente of bij de provinciale dienst “Bruggen & wegen”.

Flyers of strooibriefjes bevatten ongeveer dezelfde informatie als de affiches. Als extra moet er hier ook vermeld worden dat de flyers niet op de openbare weg mogen gegooid worden.

Deze worden best verspreid op plaatsen waar je doelpubliek vaak vertoeft!

Vraag vooraf toestemming aan directeuren / stationschefs indien je wil flyeren aan de schoolpoort of aan het station.

Je kan ook truien of T-shirts laten maken als promotiemiddel! Deze t-shirt kan ook handig zijn om op de avond van het initiatief te zien wie er medewerkers is en wie niet! Vaak kan je deze truien of t-shirts ook (voor een deel) krijgen via sponsoring.

Je kan voor de gelegenheid een speciale website oprichten voor je initiatief waar bezoekers alle mogelijke info kunnen op terugvinden of je kan op de site van je afdeling/ werking een speciaal luikje voorzien voor het initiatief.

Je kan ook een promotiemail rondsturen! Zorg ervoor dat je naast een woordje uitleg ook een digitale flyer meestuurt! Verstuur de mail ook in BCC zodat je niet eerst 100 e-mailadressen te zien krijgt voor de eigenlijke mail! Je beschermt ook zo de privacy van de mensen waarnaar je een mailtje stuurt.

Wees vooral creatief in de manier van promotie maken! Je kan vb. bierviltjes maken, balpennen / aanstekers… laten bedrukken, SMS’jes versturen, vrijkaarten naar alle jeugd – en jongerenbewegingen van je gemeente of regio sturen, je initiatief aankondigen in de plaatselijke infokrant of pers,…

Zorg dat alles van drukwerk (affiches, flyers, drankbonnen, prijslijsten…) een beetje in dezelfde stijl zijn! Voor alle veiligheid zorg je ook voor drankbonnen die niet gekopieerd kunnen worden!