Planning/voorbereiding

Gans het initiatief kan staan of vallen met een goede planning!

Probeer een duidelijk plan op te stellen van wat wanneer moet gebeuren!

Concept

Denk eerst goed na over volgende zaken:

Welk concept wil je?

  • Ouderavond?
  • Fuif?
  • Kaarting?
  • Eetfestijn? (BBQ? Spaghetti-avond?)

Welk publiek wil je bereiken? En hoe kun je dit publiek zo concreet mogelijk aanspreken?

Zaal & datum

  • Welke zaal is geschikt voor welk initiatief?
  • Wat is het kostenplaatje van de verschillende zalen? Wat zit er waar inbegrepen (billijke vergoeding, klank & licht, wel of geen vaste brouwer….
  • Welke voorwaarden worden gesteld voor het gebruik van de zaal?
  • Is de zaal beschikbaar daags voordien om klaar te zetten? Tegen wanneer dient de opkuis gebeurt te zijn?
  • Het is ook geen slechte zaak om eens na te gaan of er op de dag van je fuif / evenement niet te veel gelijkaardige of andere grote evenementen in de buurt zijn.

Klank & licht

Boeken van een of meerdere DJ’s.

Opvragen van offertes voor het huren van een klank – en lichtinstallatie bij erkende firma’s of bij de uitleendienst van je gemeente.

Zorg dat je altijd goede afspraken maakt (uur van aankomst? Vertrek? Wie bouwt of? Breekt af? Wie bedient de toestellen? Wat bij schade? Betalingswijze...) en dat je zeker een contract hebt! Onderteken niet zomaar iets, maar zorg dat je alles gelezen hebt en dat je alles begrijpt!! Hou er ook rekening mee dat een minderjarige nooit een contract kan ondertekenen want die is volgens de wet niet handelingsbekwaam.

Vastleggen van drankleverancier / traiteur

Zorg dat je altijd een contract hebt waarin duidelijk vermeld staat wat je besteld, hoe het wordt geleverd, wie wat mee heeft… Dit kan veel problemen vermijden!